Lễ khánh thành là một sự kiện quan trọng, đánh dấu hoàn thành một công trình nào đó trong thời gian dài. Vì thế, khi gửi thư cần thể hiện tính hiếu khách và đặc biệt là đầy đủ thông tin cần thiết. Bên dưới là nội dung của thư mời dự lễ khánh thành và những điều cần chú ý cũng như hình thức gửi được chia sẻ bởi Minh Vũ.
1. Thư mời dự lễ khánh thành có ý nghĩa gì
Thể hiện sự hiếu khách: Lễ khánh thành là buổi lễ lớn và đặc biệt buổi lễ này có sự tham gia của những quan chức, đại biểu cấp huyện hay cấp tỉnh. Ví dụ: Lễ khánh thành trường học thì khách mời là đại diện bộ đào tạo cấp huyện hoặc cấp thành phố. Với những cầu đường lớn như cao tốc thì khách mời có thể là bộ trưởng bộ giao thông vận tải hay quan chức cấp cao. Vì thế, gửi thư mời mới thể hiện được sự tôn trọng và khách mời cảm thấy được tôn trọng.
Khiến khách hàng đến dự buổi khánh thành nhiều hơn: So với những hình thức mời khách dự lễ khánh thành như mời miệng, mời qua hình thức gọi điện thoại thì chắc chắn hình thức mời qua gửi thư trực tiếp sẽ khiến khách hàng cảm thấy bản thân quan trọng và tỉ lệ họ tham gia buổi khánh thành sẽ nhiều hơn.
2. Nội dung cần có trên thư mời
Bên dưới là những nội dung cần thiết và bắt buộc cần có trong thư mời:
2.1. Tên khách mời hoặc không
Với những thư mời gửi trực tiếp, đích danh thì trên thư mời nhất định phải có tên khách mời. Ví dụ: Kín gửi: Nguyễn văn A. Còn thư mời dạng thông báo được đăng trên trang mạng xã hội, báo, website như một hình thức truyền thông thì không cần có tên khách mời đích danh. Ví dụ: Kính gửi: Con cháu họ Nguyễn Văn…Nếu khánh thành nhà thờ họ, hoặc kính gửi: toàn thể bà con dân Lại Thượng nếu như khánh thành đình làng.
2.2. Tên buổi lễ
Dù thư mời gửi đích danh hay thông báo thì chắc chắn phải có tên buổi lễ. Tên buổi lễ để khách mời biết đến buổi lễ nào. Ví dụ: Dự lễ khánh thành nhà thờ họ nguyễn, dự lễ khánh thành cao tốc vân đồn, dự lễ khánh thành đình làng….
2.3. Thời gian dự buổi lễ
Trong bất kỳ thư mời khai trương hay khánh thành nào cũng đều phải có thời gian tham dự. Thời gian tham dự gồm có ngày dương/ kèm ngày âm, giờ tổ chức… Ví dụ: Thời gian: 7 giờ 30 phút ngày 27/5/2023 (nhằm ngày 9/4/2023).
2.4. Thư mời dự lễ khánh thành phải có địa điểm
Trên thư mời nhất định phải có địa điểm của lễ khánh thành. Địa điểm cần ghi rõ xóm, thôn, xã, huyện, tỉnh….Nếu không có địa điểm thì khách mời không biết nên đến dự lễ khánh thành ở đâu. Ví dụ: Tại xóm cầu, thôn lại thượng, xã lại thượn, huyện thạch thất, Hà Nội…..
2.5. Chương trình
Trong thư nên rõ lịch trình của buổi lễ hay các tiết mục diễn ra trong buổi lễ. Ví dụ:
Ngày 27/5/2023 diễn ra những sự kiện nào, nêu rõ thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc, ngày 28/5/2023 có những hoạt động nào, nêu rõ thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc.
Nếu buổi lễ khánh thành diễn ra trong 3 ngày thì có thêm các hoạt động vào ngày thứ 3…
3. Hình thức gửi thư mời
Để gửi thư mời cũng có nhiều hình thức như gửi trực tiếp đến tay người nhận nếu như trên giấy mời ghi đích danh người nhận, hoặc gửi qua ứng dụng mạng xã hội nếu như gửi với mục đích truyền thông, hoặc đăng lên trang cá nhân facebook/ zalo như dạng thông báo. Dù gửi theo hình thức nào thì nội dung trên thư cũng có những phần như mục 2. Chỉ có điều nếu gửi đích danh thì có tên người nhận, còn gửi chung chung thì không.
Gửi đích danh cho những khách mời đặc biệt quan trọng, có sức ảnh hưởng lớn. Còn như dạng thông báo hay truyền thông thì không cần.
Trên đây là vai trò của thư mời dự lễ khánh thành và những thông tin cần có của thư mời như ngày tháng, địa điểm, người nhận, thời gian, các hoạt động trong buổi lễ…Tất cả đều khá đầy đủ chi tiết. Để được tư vấn thêm hãy liên hệ đến Minh Vũ trong tháng 5 này.
